プロンプト例：
「我が社の過去3か月の経費データを分析し、無駄な支出を特定し、コスト削減の提案をしてください。」
1. 経費データの収集と整理
経費分析の第一歩は、正確なデータを集めることです。生成AIの使い方として、まずは経費データの収集と整理から始めましょう。以下のようなプロンプトを使うと、AIが効率的なデータ収集方法を提案してくれます：
「経費データを効率的に収集し整理する方法を教えてください。特に、請求書や領収書の管理、経費カテゴリーの分類について具体的なアドバイスが欲しいです。」
AIは、クラウドベースの経費管理ツールの活用や、OCR（光学文字認識）技術を使った自動データ入力など、最新のテクノロジーを活用した方法を提案してくれるでしょう。これらの方法を使えば、人間の作業時間を大幅に削減し、エラーも減らすことができます。
データが整理されたら、次は分析です。AIに経費の傾向や異常値を見つけてもらうことができます：
「過去6か月の経費データを分析し、主要な支出カテゴリー、月ごとの変動、異常な支出パターンを特定してください。」
このようなプロンプトを使うことで、人間では見落としがちな細かいパターンや傾向を AIが発見してくれる可能性があります。
2. コスト削減機会の特定
経費データの分析が済んだら、次はコスト削減の機会を見つけることです。生成AIの使い方として、以下のようなプロンプトが効果的です：
「我が社の主要な経費カテゴリーにおいて、業界平均と比較して高コストな項目を特定し、それぞれのコスト削減策を3つずつ提案してください。」
AIは、業界データや一般的なベストプラクティスを基に、具体的なコスト削減策を提案してくれます。例えば、サプライヤーの見直し、バルク購入によるディスカウント交渉、または不要なサービスの解約などが挙げられるでしょう。
さらに、AIに創造的なアイデアを求めることもできます：
「我が社の経費削減のために、革新的で斬新なアイデアを5つ提案してください。コストを削減しながら、従業員の満足度や生産性を維持または向上させる方法を考えてください。」
このようなプロンプトを使うことで、人間では思いつかないような斬新なアイデアが得られる可能性があります。
3. 経費最適化の実施とモニタリング
コスト削減策を特定したら、次はそれを実行に移し、効果をモニタリングする段階です。生成AIの使い方として、以下のようなプロンプトが有効です：
「コスト削減策を実施するための詳細なアクションプランを作成してください。各ステップの担当者、期限、期待される成果を含めてください。」
AIは、具体的で実行可能なアクションプランを提案してくれるでしょう。これにより、チーム全体が明確な目標を持って取り組むことができます。
実施後は、効果のモニタリングが重要です。以下のようなプロンプトを使って、AIにモニタリング方法を提案してもらいましょう：
「コスト削減策の効果を測定するためのKPI（主要業績評価指標）を5つ提案し、それぞれの計算方法と目標値を設定してください。」
AIは、売上高対経費比率や従業員一人当たりの経費など、適切なKPIとその計算方法を提案してくれるでしょう。これらの指標を定期的にチェックすることで、経費最適化の進捗を確実に追跡できます。
以上のように、生成AIを活用することで、経費分析と最適化のプロセスを効率的に進めることができます。AIの提案を参考にしながら、自社の状況に合わせてカスタマイズすることが重要です。経費の最適化は継続的なプロセスであり、定期的にAIの力を借りて分析と改善を繰り返すことで、長期的なコスト削減と企業の競争力向上につながるでしょう。
