Excel中級者のためのデータクレンジング関数マスター講座
Excelを使いこなしてもっと楽をしたい、業務を効率化したい人がすぐに試すことができる具体的な関数とその活用法をご紹介します。今回は、データクレンジングに特化した関数「TRIM」「CLEAN」「SUBSTITUTE」を取り上げます。これらの関数を使いこなすことで、データの整理や清書作業が格段に効率化されます。
1. TRIM関数で余分なスペースを削除
TRIM関数は、テキストの前後や途中にある余分なスペースを削除するのに最適です。例えば、「 Excel 関数 」というセルの内容を「Excel関数」にきれいに整えることができます。
使い方：
=TRIM(A1)
A1セルに「 Excel 関数 」と入力されている場合、この関数を使うと「Excel関数」という結果が得られます。データ入力時に誤って挿入されたスペースを一括で除去できるため、データの一貫性を保つのに役立ちます。
2. CLEAN関数で印刷できない文字を削除
CLEAN関数は、テキスト内の印刷できない文字を削除します。特に、他のソフトウェアからコピーしたデータを扱う際に重宝します。
使い方：
=CLEAN(A1)
A1セルに印刷できない文字が含まれている場合、この関数を使うとそれらの文字が除去されます。例えば、Webページからコピーしたテキストに含まれる制御文字などを簡単に取り除くことができます。
3. SUBSTITUTE関数で特定の文字を置換
SUBSTITUTE関数は、テキスト内の特定の文字列を別の文字列に置換します。データの標準化や修正に非常に便利です。
使い方：
=SUBSTITUTE(A1, “古い文字列”, “新しい文字列”)
例えば、A1セルに「Excel2019」と入力されている場合、以下のように使用できます：
=SUBSTITUTE(A1, “2019”, “2023”)
この結果、「Excel2023」という新しい文字列が得られます。大量のデータ内の特定の文字列を一括で置換する際に、非常に効果的です。
これらのExcel関数を組み合わせることで、より強力なデータクレンジングツールを作成することができます。例えば、CLEAN関数でまず印刷できない文字を削除し、その結果にTRIM関数を適用して余分なスペースを除去、最後にSUBSTITUTE関数で特定の文字列を置換するという具合です。
このような関数の組み合わせを使いこなすことで、データの整理作業が大幅に効率化され、より正確で使いやすいデータセットを作成することができます。Excel関数をマスターすることは、データ処理の効率を飛躍的に向上させる鍵となります。ぜひ、これらの関数を日々の業務に取り入れ、作業の効率化を図ってみてください。
