# 複合機・コピー機コストを下げるための契約チェックポイント
## すぐに試せる経費削減方法3つ
**1. 現在の契約書を確認し、月間の印刷枚数を把握する**
まず最初にやるべきことは、毎月どのくらいの枚数を印刷しているかを確認することです。契約書に「月間○○枚まで」という制限がないか、また実際の使用量と契約内容がズレていないか確認しましょう。使用量が少ない場合は、より安いプランへの変更を検討できます。
**2. 複数のベンダー（機器提供会社）から見積もりを取得する**
現在の契約内容を別のベンダーに提示して相見積もりを取ってください。同じ機能でも企業によって価格が大きく異なることがあります。競争させることで、現在の契約先から値引きを引き出すこともできます。
**3. 保守契約の内容を見直す**
定期メンテナンスの頻度や内容が本当に必要か確認してください。実際の故障頻度が低い場合は、スポット対応（故障時だけ修理）に切り替えるだけでも大幅な経費削減につながります。
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## 経費削減のための3つの重要なチェックポイント
### ポイント1：「カウンター料金」の仕組みを理解する
複合機の契約で最も重要な要素が「カウンター料金」です。これは、印刷やコピーをした1枚あたりの単価を指します。
例えば、月間カウンター料金が「カラー1枚＝10円、モノクロ1枚＝2円」という契約の場合、月に1000枚印刷すると費用が変わります。実は、この単価が企業によって大きく異なるため、経費削減の最大のターゲットになるのです。
重要なのは、現在の契約でカウンター料金がいくらなのか、正確に把握していない企業が多いということです。請求書をよく見て、カウンター料金が記載されているか確認してください。そして、それが市場相場と比較して適正か判断することが経費削減の第一歩です。
### ポイント2：基本料金と総合コストで判断する
「基本料金が安い」という理由だけで契約を選んではいけません。複合機のコストは、基本料金＋カウンター料金＋トナー代（※インクなどの消耗品代金）＋保守料金の合計で決まります。
例えば、基本料金が月5000円でカウンター料金が高い契約と、基本料金が月8000円でカウンター料金が安い契約では、実際の使用量によってどちらが得かが変わります。
経費削減を実現するには、「年間の総合コストがいくらになるか」という視点が不可欠です。月間の印刷枚数に基づいて、複数の契約パターンの年間合計費用を計算し、比較することをお勧めします。これだけで数十万円の経費削減が可能なケースも珍しくありません。
### ポイント3：契約期間と解約条件を確認する
多くの企業は、複合機の契約期間が3年～5年であることを見落としています。さらに、中途解約時に「解約金」が発生する場合があります。
経費削減を目指すなら、以下の項目を必ず確認してください：
– 契約期間は何年か
– 解約金は発生するか、発生する場合はいくらか
– 自動更新されるのか、それとも更新前に通知があるのか
古い契約のままになっている企業は、新しいより安い機器への乗り替えができず、余計なコストを払い続けているケースが多いです。契約書を今すぐ確認し、更新時期が近づいていないか、あるいは解約金を払ってでも乗り替えた方が得かを検討する価値があります。
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複合機・コピー機のコスト削減は、経営改善の大きなチャンスです。多くの企業は「当たり前の契約」をそのまま続けているだけで、知らず知らずのうちに無駄を重ねています。上記の3つのポイントを押さえて契約内容を見直すだけで、年間で数十万円から数百万円の経費削減が実現する可能性があります。まずは現在の契約書を机の上に出して、丁寧に読み込むところから始めてください。
