中級

Excelマスターへの道: 業務効率を激変させる5つの超実践的関数と新機能

Excel中級者が知っておくべき高度なデータ分析関数

中級者の皆さん、すぐに試せる便利な関数をご紹介します。VLOOKUP関数の進化版、XLOOKUP関数です。使い方:=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り値の範囲, [検索されない場合], [一致モード], [検索順])
例:=XLOOKUP(A2, 社員マスタ!A:A, 社員マスタ!C:C)

1. データクレンジングの強力な味方:TRIM関数とCLEAN関数

Excel関数の中でも、データクレンジング(データの清掃)に欠かせないのがTRIM関数とCLEAN関数です。TRIM関数は文字列の前後や途中の余分な空白を削除し、CLEAN関数は印刷できない文字を取り除きます。

例えば、外部からコピーしたデータにはしばしば余分な空白や制御文字が含まれています。これらは見た目では気づきにくいものの、データ分析や検索の際に思わぬトラブルの原因となります。

使用例:
=TRIM(CLEAN(A1))

この組み合わせで、セルA1の内容から余分な空白と印刷できない文字を一気に除去できます。大量のデータを扱う際、この簡単な処理が後の作業効率を大きく左右します。

2. 条件付き集計の強み:SUMIFS関数

データ分析において、特定の条件を満たすデータだけを合計したいケースは頻繁にあります。そんな時に力を発揮するのがSUMIFS関数です。複数の条件を指定して合計を求められる、非常に柔軟性の高いExcel関数です。

例えば、特定の部署の、特定の期間の売上を集計したい場合:
=SUMIFS(売上金額列, 部署列, “営業部”, 日付列, “>=2023/1/1”, 日付列, “<=2023/3/31") この一行で、営業部の2023年第1四半期の売上合計が算出できます。条件を追加したり変更したりするのも簡単で、データ分析の幅を大きく広げてくれます。

3. 複雑な条件分岐を簡潔に:IFS関数

複数の条件分岐を行う際、従来はNESTED IF(入れ子のIF関数)を使用していましたが、条件が増えるほど数式が複雑になり、可読性が低下するという問題がありました。そこで登場したのがIFS関数です。

IFS関数は、複数の条件とその結果をペアで指定でき、最初に真となった条件に対応する結果を返します。

使用例:
=IFS(A1>90, “A”, A1>80, “B”, A1>70, “C”, A1>60, “D”, TRUE, “F”)

この例では、A1セルの値に応じて成績を返します。TRUEは「それ以外の場合」を意味し、すべての条件が偽の場合に適用されます。

IFS関数を使えば、複雑な条件分岐も見やすく、メンテナンスしやすい形で表現できます。データ分析や自動採点など、様々な場面で活躍するExcel関数です。

これらの高度なExcel関数を使いこなすことで、データ分析の精度と効率が飛躍的に向上します。少し練習が必要かもしれませんが、習得すれば必ず業務の効率化につながります。ぜひ、実際のデータで試してみてください。

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